ปฏิทิน Payroll ของนายจ้างไทย: ทั้งปีต้องส่งอะไร เมื่อไหร่บ้าง

งานเงินเดือนในไทยเป็นงานปฏิทิน — ทุกเดือนมีของต้องส่ง ทุกต้นปีมีของต้องสรุป และเกือบทุกกำหนดมีค่าปรับรออยู่ถ้าพลาด บทความนี้รวมกำหนดหลักทั้งปีไว้ในหน้าเดียว เขียนจากงานที่ทีมเราทำจริงทุกเดือน ใครทำ payroll เองอยู่ก็ใช้ตารางนี้เช็คงานตัวเองได้เลย

งานประจำทุกเดือน

จ่ายเงินเดือน ตามรอบที่กำหนดในสัญญาจ้าง พร้อมสลิปที่แจกแจงรายการรับ-หักชัดเจน

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) นำส่งกรมสรรพากรภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (ยื่นออนไลน์ได้ถึงราววันที่ 15) — แบบนี้คือสรุปภาษีที่หักจากเงินเดือนพนักงานทุกคนในเดือนนั้น

เงินสมทบประกันสังคม นำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป อัตราฝ่ายละ 5% ของค่าจ้าง เพดานค่าจ้างที่ใช้คำนวณ 17,500 บาท เงินสมทบสูงสุดฝ่ายละ 875 บาทต่อเดือน

แจ้งพนักงานเข้า-ออกกับประกันสังคม พนักงานใหม่แจ้งขึ้นทะเบียนภายใน 30 วันนับจากวันเริ่มงาน พนักงานลาออกแจ้งสิ้นสุดภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้าบริษัทมี) นำส่งเงินสะสมและเงินสมทบตามข้อบังคับกองทุน โดยทั่วไปภายในไม่กี่วันทำการหลังวันจ่ายเงินเดือน

มกราคม — เดือนที่งานหนักที่สุดของปี

เงินสมทบกองทุนเงินทดแทนประจำปี จ่ายภายใน 31 มกราคม คำนวณจากประมาณการค่าจ้างทั้งปี

รายงานสภาพการจ้างประจำปี นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป ยื่นแบบรายงานสภาพการจ้างและสภาพการทำงานภายในเดือนมกราคม

กุมภาพันธ์ — เดือนของเอกสารสรุปปี

หนังสือรับรองการหักภาษี (50 ทวิ) ออกให้พนักงานทุกคนภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ — เอกสารที่พนักงานต้องใช้ยื่นภาษีของตัวเอง และเป็นตัวที่พนักงานทวงถามมากที่สุดในรอบปี เตรียมให้เสร็จก่อนโดนถามคืองานที่ทำให้ HR ดูมืออาชีพแบบง่ายที่สุด

สรุปภาษีทั้งปี (ภ.ง.ด.1ก) ยื่นกรมสรรพากรภายในสิ้นเดือนกุมภาพันธ์ — สรุปเงินได้และภาษีของพนักงานทุกคนตลอดปีที่ผ่านมา ตัวเลขต้องกระทบยอดตรงกับ ภ.ง.ด.1 รายเดือนทั้ง 12 เดือน จุดนี้คือที่ที่ความผิดพลาดสะสมระหว่างปีมาปรากฏตัว

รายงานค่าจ้างจริง (กท.20 ก) ยื่นสำนักงานประกันสังคมภายในสิ้นเดือนกุมภาพันธ์ เพื่อกระทบยอดกับเงินสมทบกองทุนเงินทดแทนที่จ่ายไปตามประมาณการเมื่อมกราคม มีส่วนต่างก็ชำระเพิ่มหรือขอคืน

มีนาคม-เมษายน — ฝั่งพนักงาน (แต่ HR โดนถาม)

การยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (ภ.ง.ด.90/91) เป็นหน้าที่ของพนักงานแต่ละคน กำหนดราวสิ้นมีนาคม (ยื่นออนไลน์ได้ถึงต้นเมษายน) — บริษัทไม่ได้เป็นคนยื่นให้ แต่ช่วงนี้ HR จะถูกถามเรื่อง 50 ทวิ และรายละเอียดยอดหักตลอดปีมากที่สุด ทีม payroll ที่เตรียมข้อมูลชุดนี้ไว้พร้อม จะผ่านสองเดือนนี้แบบสบาย

ระหว่างปี — ของที่เปลี่ยนได้และต้องตามให้ทัน

• ค่าจ้างขั้นต่ำ ปรับตามประกาศเป็นรอบ ๆ และอัตราต่างกันตามพื้นที่ ตรวจทุกครั้งที่มีประกาศใหม่ว่ากระทบพนักงานกลุ่มไหน
• เพดานประกันสังคม มีกำหนดปรับขึ้นเป็นขั้นในปีต่อ ๆ ไปตามประกาศที่ออกแล้ว ระบบคำนวณต้องตามให้ทันทุกรอบ
• กฎหมายแรงงานที่อัปเดต เช่น เกณฑ์วันลาที่ปรับใหม่ ควรทบทวนข้อบังคับการทำงานของบริษัทให้สอดคล้องอย่างน้อยปีละครั้ง

จุดที่ทำพลาดกันบ่อยที่สุด

จากงานที่เราเห็น ความผิดพลาดแทบไม่เคยมาจากการคำนวณเงินเดือนปกติ แต่มาจากเคสพิเศษ: พนักงานเข้าหรือออกกลางเดือน, ค่าล่วงเวลาหลายอัตราปนกัน, incentive ที่ต้องแยกฐานภาษี, และการลืมกระทบยอดรายเดือนกับสรุปปี — ยิ่งทีมเล็กและทำใน spreadsheet ความเสี่ยงยิ่งอยู่ที่เคสพวกนี้ ไม่ใช่เคสปกติ

ใช้ตารางนี้ได้เลย จะทำเองหรือให้เราทำก็ได้

ถ้าทีมของคุณทำ payroll เองอยู่ ปฏิทินข้างบนคือเช็กลิสต์ที่ใช้ได้ทันที ไม่ต้องเป็นลูกค้าเราก็ใช้ได้ แต่ถ้าถึงจุดที่งานปฏิทินนี้กินเวลาทีมมากเกินไป หรือความเสี่ยงเรื่องเคสพิเศษเริ่มน่ากังวล บริการ Payroll Outsourcing ของเรา รับช่วงงานทั้งหมดนี้ โดยพนักงานยังเป็นลูกจ้างของบริษัทคุณตามเดิม เราทำงานบนระบบระดับสากลร่วมกับ BIPO และสื่อสารกับผู้ติดต่อของคุณเป็นหลักช่องทางเดียว ให้ HR ของคุณได้คำตอบที่ส่งต่อพนักงานได้ทันที

เล่ารอบจ่ายกับจำนวนพนักงานให้เราฟัง แล้วเราเสนอขอบเขตงานและราคาให้ชัด ๆ โดยไม่มีข้อผูกมัด — และเมื่อทีมของคุณต้องการคนเพิ่ม เรายังเป็นบริษัทจัดหางานที่ดูแลเรื่องสรรหาต่อให้ได้ในที่เดียว

*กำหนดเวลาในบทความอ้างอิงเกณฑ์ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ณ วันที่เผยแพร่ โปรดตรวจสอบประกาศประจำปีของแต่ละหน่วยงานประกอบ*